CONSOLIDACION

 INTRODUCCION

En ocaciones se tienen varias hojas que contienen datos similares, por ejemplo cuando se desean rerportar las ventas de equipo en una empresa, o los gastos en una serie de sucursales y se desea hacer un consolidado, o sea un resumen de la informacion o de la combinacion de la informacion de todas las empresas o sucursales.

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos.Por ejemplo, si se tiene una hoja de calculo de cifras de gastos para cada una de sus funciones regionales, puede utilizar una consolidacion para reunir estas en una hoja de calculo de gastos para toda la organizacion.

  

CONSOLIDAR DATOS

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.

LO QUE PERMITE

La Consolidación de los Datos a menudo permite  facilitar la edición y visualizacin de información, ya que  puede ser visto en forma global como una hoja de Cálculo maestra.

 

OPCIONES DE CONSOLIDACION

 Consolidar por posición: La consolidación de la posición por la función funciona mejor cuando los datos en las tablas separadas es coherente en su posición y disposición.

Consolidar por categoría:Consolidar por categorías permite a las hojas de cálculo con diseños un poco diferente, pero las etiquetas concordantes, que se consolidarán en una hoja de cálculo maestra. 

Consolidar por la fórmula:De consolidación por fórmula utiliza una referencia del 3-D, que es "una referencia a un rango que abarca dos o más hojas de cálculo en un libro,"para ejecutar la consolidación.

 

EJEMPLOS

El comando Consolidar lo hayamos (para el caso de MS Excel 2007) en la Cinta de opciones dentro de la ficha Datos en la sección Herramientas de datos tal como se ve en la imagen anexa:

En MS Excel 2003 lo encontramos en la Barra de herramientas/ Datos/ Consolidar.

Ahora veamos de que manera aplicar el comando mediante un ejercicio, supongamos que tenemos una empresa que tiene sede en tres países distintos (Venezuela, España y Argentina) y la suma total de las ventas se calculan a partir de los datos de tres archivos diferentes donde cada uno contiene la totalidad de las ventas por cada país, es en esta parte donde entra la utilidad del comando Consolidar pues mediante el mismo vamos a obtener los totales de la suma de las ventas de todos los países en un solo libro.

Teniendo en cuenta que son 3 libros cada uno llamado de la siguiente manera:

• Ventas_Venezuela
• Ventas_España
• Ventas_Argentina

Debemos crear un nuevo libro donde vamos a consolidar los totales de las ventas realizadas en esos países, ese archivo lo vamos a nombrar Ventas_Totales. Antes de realizar la consolidación de los valores debemos tener abiertos tanto los libros que contienen las ventas realizadas en los tres países como también el libro de consolidación. Preferiblemente el archivo donde vamos a consolidar la información (Ventas_Totales) debe tener el mismo encabezado que el resto de los archivos.

El primer paso que debemos realizar es posicionarnos en la celda a partir de donde queremos que se consoliden los datos en el libro Ventas_Totales para este caso seleccionamos la celda B2 ya que es donde inicia el rango que vamos a tomar en cuenta en el resto de los libros, lo vemos mediante la siguiente imagen:

En seguida  vamos a la Cinta de opciones y en la ficha Datos sección Herramientas de datos seleccionamos el comando Consolidar en donde se desplegara el siguiente cuadro de dialogo:

Explicamos algunos detalles que debemos conocer de las opciones disponibles en el cuadro de dialogo:

Por defecto en Función dentro de la lista desplegable aparece la función Suma para este caso se deja tal cual ya que se está buscando una sumatoria total de ventas realizadas en tres archivos no obstante adicionalmente disponemos de 10 funciones mas con las que podemos trabajar.

En el Campo Referencia es a partir de donde vamos a seleccionar el rango celdas de los otros libros que deseamos consolidar.

En Todas las referencias vamos a visualizar la totalidad de las referencias que tenga el libro.

El Botón Agregar permite agregar una referencia y el botón Eliminar permite suprimir una referencia seleccionada.

En Usar rótulos: Aparecen dos casillas de verificación en este cuadro de diálogo, indicativos de la inclusión de rótulos en la fila superior y/o en la columna izquierda, ya que se pueden dar los dos casos de manera simultánea. Al marcar estas casillas estamos informando al programa de que no deseamos que los datos incluidos en la fila superior y/o en la columna izquierda se tengan en consideración a la hora de realizar las operaciones correspondientes.

En Crear vínculos con los datos de origen: Es importante activar esta casilla si queremos que los datos originales queden vinculados con los datos consolidados, de manera que si en las hojas que contienen los datos de origen se realiza algún tipo de modificación, la hoja resumen actualizará los datos consolidados en la medida que sea necesario. También esta opción crea en la hoja consolidada un esquema que permite identificar el origen de cada uno de los datos consolidados, es decir, de dónde proviene ese dato de resumen en concreto.

Una vez revisados estos puntos procedemos a realizar la consolidación de los totales, con el cuadro de dialogo abierto en el campo Referencia vamos a seleccionar el rango de las celdas que deseamos consolidar del primer libro (Ventas_Venezuela) a partir de la celda B2 hasta la celda G4 tal como se ve en la imagen anexa:

Luego seleccionamos el botón Agregar dentro del cuadro de dialogo, muy bien este paso lo vamos a repetir exactamente pero haciendo referencia a los dos libros restantes (Ventas_España) y (Ventas_Argentina) quedando el campo Todas las referencias tal como lo mostrado en la siguiente imagen:

"

Las casillas Fila Superior, Columna izquierda y Crear vínculos con los datos de origen no la vamos a seleccionar para la consolidación de estos valores.

Por último hacemos clic en el botón Aceptar y los resultados se consolidarán de manera exitosa en el libro Ventas_Totales.

El comando Consolidar es de suma utilidad ya que si tenemos un gran número de libros y queremos consolidarlos todos en uno solo el mismo nos ofrece la posibilidad de hacer esta operación.

REFLEXION
 "esto es una buena opcion para obtener un resumen de la informacion en las hojas de calculo, esto nos evita estear haciendo muchas operaciones, esto es algo que no sabia hacer en excel por lo que tenia que estar haciendo cuentas y me demoraba mas tiempo en obtener el resultado aparte la informacion no la organizaba de una manera entendible lo que aveces la hacia confusa, ahora usando consolidacion de datos puedo ver de una mejor forma el resumen de la informacion en las hojas de excel..."

ROSAS ALMENDRA JOSE DAVID